Você já ouviu falar em plataformas self-booking? Essas ferramentas estão transformando a gestão de viagens corporativas e a razão para isso está relacionada à praticidade e economia que elas proporcionam.
De acordo com pesquisas realizadas pela GBTA (Global Business Travel Association), mais da metade dos colaboradores de uma empresa perdem 2 horas ou mais no planejamento de viagens corporativas.
O tempo dedicado à tarefa não impressiona, visto que o processo é realmente trabalhoso: é necessário pesquisar datas, reservar passagens aéreas, fazer reserva de hospedagem, alugar carros, tudo isso buscando o melhor custo benefício possível; uma tarefa nenhum pouco simples!
Então, o grande diferencial de uma plataforma de self-booking é reunir todas essas informações e conteúdos em um único lugar. Saiba mais sobre essas ferramentas digitais no artigo a seguir.
O que é uma Plataforma Self-Booking?
Como dissemos acima, são plataformas digitais que reúnem em um único lugar todas as informações e conteúdos necessários para o planejamento e organização de viagens corporativas.
Através delas, você e seus colaboradores poderão realizar as reservas e solicitações de viagens, sem que necessitem do auxílio de terceiros. Possuindo uma plataforma centralizada, facilitará a aplicação da política de viagens corporativa e tornará a gestão de viagens muito mais eficiente.
Seus Maiores Benefícios com uma Plataforma de Self-Booking: Tempo e Dinheiro
Colaboradores que utilizam plataformas de self-booking para planejamento de viagens corporativas costumam reduzir o tempo de execução dessa tarefa de 2 horas para cerca de 15 minutos. É uma diferença de tempo substantiva!
Isso é possível graças a simplificação do processo oferecida pelas plataformas, que evitam burocracias e intermediações.
Atualmente, no mercado corporativo, além das self-booking, é possível encontrar plataformas que ajudam na gestão de reembolso, check-in e também soluções end-to-end, que unificam todos os processos necessários para uma viagem corporativa de ponta a ponta, desde as reservas até a prestação de contas. 
Além disso, com uma plataforma de self-booking integrada em sua empresa, é possível analisar e reservar hospedagens, por exemplo, comparando acomodações, distancia, valores etc.
Quais são as Principais Características das Plataformas Self-Booking?
Ainda que as plataformas apresentem algumas diferenças entre si, uma boa plataforma de self-booking deve ter algumas características em comum. Veja quais são:
Boa Usabilidade
A experiência do usuário é fundamental para que o uso da ferramenta seja benéfico. Portanto, elas devem ser extremamente fáceis de usar. A simplicidade, os comandos e o layout devem facilitar ao máximo a navegação na plataforma, seja ela utilizada via computador ou smartphone.
Meios de Pagamento Facilitados
No mesmo parâmetro da boa usabilidade, os meios de pagamento usados na plataforma devem ser fáceis de cadastrar e configurar, seja via cartão de crédito ou por faturamento.
Integração
Possuir uma forma de extrair dados de outros sistemas é uma qualidade a mais em uma plataforma self-booking.
Afinal, isso permite que ela se comunique com outros sistemas já usados pela empresa na gestão de viagens corporativas, o que facilita a aplicação da política de viagens e a transparência.
Quanto maior o detalhamento de informações que a integração permite extrair, mais completa se torna a plataforma.
Dados de Hospedagens e Passagens Aéreas em Tempo Real
Uma outra premissa fundamental das plataformas self booking é apresentar em tempo real os preços e a disponibilidade dos erviços (ex: voos, hotéis, veículos etc.)
Um ponto importante é que elas não devem apresentar qualquer restrição de companhias aéreas. Os dados devem ser fornecidos de forma integral, especialmente de data, horário e valores.
Integração com Gestão de Despesas da Empresa
Boas plataformas de self-booking trazem soluções para a gestão de despesas, que costuma ser um dos aspectos mais problemáticos nas viagens corporativas. Dessa forma, elas ajudam a criar uma visão 360 dos custos de viagem e facilitam a solicitação de reembolsos.
Além disso, plataformas eficientes, te permitem gerar relatórios dos mais diversos e completos, para que você possam mensurar dados de forma eficiente.
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Suporte em Tempo Real
É necessário que as plataformas ofereçam aos usuários suporte em tempo real, seja por chat online, WhatsApp ou número de telefone para contato. Problemas podem ocorrer durante o uso do self-booking e quaisquer dúvidas devem ser solucionadas de forma rápida.
Personalização das Configurações de Acesso
Uma funcionalidade essencial das plataformas self-booking é a possibilidade de configurar de forma personalizada os níveis de acesso.
Isso facilita a vida dos gestores, que podem determinar quais colaboradores podem ter acesso ou não à plataforma, e ainda restringir o uso de acordo com as necessidades da empresa, sem falar no fluxo de solicitantes, que pode ser parametrizado da forma com que a empresa precisar, exemplo:
- Colaborador: Realiza as cotações dos serviços que precisa
- Gerente: Autoriza a Reserva o colaborador
- Financeiro: Realiza a emissão do serviço
Essa característica ajuda a empresa a fixar suas regras e aplicação da política de viagens corporativas ao mesmo tempo em que oferece mais autonomia aos viajantes e sua equipe.
Mobile Friendly
A maior parte dos acessos à internet realizados no Brasil é feita através de smartphones. Por isso, é crucial que as plataformas de self-booking sejam mobile friendly e proporcionem ao usuário uma excelente navegação e acesso pelo celular.
Principais Benefícios de usar Plataformas Self-Booking?
Com certeza, a maior vantagem é a economia de tempo proporcionada e a simplificação do processo de planejamento de viagens corporativas. Facilitar e integrar o reembolso de despesas é outro grande benefício, já que isso reduz ruídos na prestação de contas.
A geração de relatórios de dados é realizada de forma automatizada nas plataformas quando integrada com o ERP. Isso minimiza (e muito) o esforço manual e o tempo de exportar e importar dados em diferentes sistemas.
As plataformas são ambientes seguros e apresentam níveis elevados de criptografia e segurança digital, de modo que não é preciso se preocupar com os pagamentos realizados através delas.
Finalmente, integrar o uso de plataformas de self-booking na rotina facilita a adesão e aplicação da política de viagens corporativas da empresa.
É mais fácil auditar os dados, supervisionar e encontrar possíveis pontos de melhoria e otimização de custos. Tudo isso favorece o compliance e a transparência.
Vale a Pena usar Plataformas de Self-Booking?
Com certeza, especialmente se a sua empresa não tem colaboradores que sejam 100% dedicados à gestão e planejamento de viagens corporativas.
Usar as plataformas de self-booking facilita a autonomia dos colaboradores, ao mesmo tempo em que favorece toda a gestão de viagens por parte da empresa.
É um excelente exemplo de como usar a inovação e a tecnologia a favor dos objetivos da organização, facilitando a rotina e aumentando a produtividade.
Aqui na Premiato, possuímos o segmento Corporativo, chamado Premiato Business, voltando a atender empresas que buscam mais agilidade, praticidade e claro, economia. Pensando nisso, trabalhamos com o sistema de self-booking mais moderno do mercado, para que sua empresa saia na frente e seus colaboradores tenham toda agilidade e suporte necessário para suas viagens corporativas.
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