Buscando por uma Gest�o de Viagens Corporativa Eficiente? N�s Temos!

Entender o que � e como se faz uma Gest�o de Viagens Corporativa eficiente � o primeiro passo para come�ar a economizar, por�m, o que geralmente encontramos na maioria das empresas s�o a��es ineficientes que travam todo o sistema de compras, sobrecarregam funcion�rios, inviabilizam melhorias e dificultam o crescimento do neg�cio, ao inv�s de contribuir para a melhoria.

Resumidamente, a Gest�o de Viagens Corporativas nada mais � do que a defini��o e implementa��o de pol�ticas internas voltadas para as viagens de neg�cios, que tem por principal objetivo coordenar e organizar de forma inteligente e eficiente os processos, desde a solicita��o de or�amentos (seja atrav�s de pedidos off-line para ag�ncias de viagens ou utilizando sistemas de self-booking), compras dos servi�os (atrav�s de ag�ncias ou sites pela internet) at� gastos durante a viagem, com alimenta��o, lavanderia, deslocamento com uber ou t�xi, etc. As pol�ticas seriam as diretrizes b�sicas para que as viagens corporativas ocorram sempre dentro de um determinado padr�o.

Entendendo isso, elencamos 3 pontos cruciais para uma boa Gest�o de Viagens Corporativas:

Organiza��o

Quando nossa Ag�ncia de Viagens Corporativa, come�a a trabalhar em uma nova empresa, precisamos entender como ela funciona, quais dias h� mais fluxo de viagens, qual o ritmo e frequ�ncia ocorrem, per�odos e destinos mais buscados, quem viaja, quem compra as viagens, qual o cronograma base seguido, necessidades, tais com: transporte de itens especiais, etc. Estas informa��es devem estar claras para que o planejamento e a organiza��o sejam eficientes.

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E o mesmo vale para quem adquiri as viagens corporativas!

De nada adianta ter diversos compradores se n�o h� uma organiza��o, ou ainda, um �nico comprador, mas que n�o cumpra as diretrizes b�sicas para uma boa Gest�o de Viagens.

Todos os solicitantes devem entender quais s�o as pol�ticas e segui-las (e aqui cabe uma ressalva: existem casos onde as pol�ticas n�o ser�o aplicadas, seja pela categoria de hotel abaixo do acordado por falta de op��es, seja o hor�rio do voo fora do estabelecido ou mesmo o valor fora do limite, e por isso � t�o importante ter uma boa pol�tica e saber onde poder� implant�-la e onde ter� de considerar uma margem para essas emerg�ncias).

Diretrizes B�sicas para uma boa Gest�o das Viagens Corporativas

Or�amento: Definir or�amentos para as viagens � a primeira diretriz a ser pensada.

A�reos tendem a ter valores muito diferentes e �s vezes torna-se dif�cil categorizar e precificar este item, e por isso nossa Ag�ncia de Viagens Corporativa faz um levantamento do perfil de sua empresa para entender e orientar de acordo com sua demanda. O mesmo dever� ser feito com hospedagens, loca��es de ve�culos, seguros, ingressos, transfers, e demais servi�os contratados para as viagens de neg�cios.

Maus Planejamentos: De nada adianta adquirir um voo saindo de S�o Paulo �s 22h em um s�bado por estar ?mais barato?, se o seu colaborador come�ar� a trabalhar apenas na segunda-feira �s 13h, afinal de contas, sua empresa gastar� com a�reo, hospedagem, loca��o de um carro ou uber/t�xi, hora extra do funcion�rio e alimenta��o = Maior Custo! Tudo isso precisa ser pensado com cautela para obter o melhor custo-benef�cio (a empresa deve ter o menor custo e, ao mesmo tempo, proporcionar ao colaborador uma viagem tranquila).

Organiza��o pr�via: Adquirir uma passagem a�rea para o mesmo dia significa correr o risco de pagar mais caro, ter poucas op��es de voos e claro, muitas vezes ficar sem conseguir realizar a viagem necess�ria, por isso um planejamento semanal ou quinzenal � indispens�vel.

Extras: Conversar com os viajantes e delimitar gastos extras � uma das melhores op��es quando se trata de viagens corporativas, afinal existem recursos simples que podem gerar grandes economias, como, por exemplo: na devolu��o do ve�culo alugado, o condutor devolv�-lo com o tanque cheio. Isso tamb�m pode ser aplicado em extras de hospedagens (ex: lavanderia).

Log�stica

J� perdemos as contas de quantas vezes vimos pessoas diferentes, dentro da mesma empresa, viajando para destinos pr�ximos (�s vezes 30 minutos entre as cidades), sendo que apenas uma delas poderia ter feito a viagem e atendido ambos os clientes, economizando assim tempo e dinheiro com a�reo, hotel, loca��o de ve�culos, alimenta��o, hora extra, etc.

Quando muitas pessoas em uma �nica empresa compram as viagens corporativas, a tend�ncia � que se percam nos processos e ter um consultor de viagem cuidando desta log�stica resultar� no alinhamento destas viagens e consequentemente, em economia de tempo e dinheiro!

Quando existe uma boa gest�o gerenciada por uma ag�ncia de viagens corporativa como a Premiato Consultoria e Viagens, com pol�ticas reais e alcan��veis, sua empresa ir�:

1. Economizar dinheiro (e muito!);

2. Economia de tempo com pesquisas, compras e confer�ncias;

3. Tranquilidade e seguran�a para os viajantes;

4. Acompanhamento da viagem por um especialista (antes, durante e depois);

5. Seguran�a de seus dados pessoais;

6. Suporte 24/7h;

6. Agilidade e praticidade nos processos;

Entender que uma pol�tica de viagens se faz necess�ria para um bom funcionamento da empresa � o primeiro passo para come�ar a economizar.

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