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Buscando por uma Gestão de Viagens Corporativa Eficiente? Nós Temos!


Entender o que é e como se faz uma Gestão de Viagens Corporativa eficiente é o primeiro passo para começar a economizar, porém, o que geralmente encontramos na maioria das empresas são ações ineficientes que travam todo o sistema de compras, sobrecarregam funcionários, inviabilizam melhorias e dificultam o crescimento do negócio, ao invés de contribuir para a melhoria.


Resumidamente, a Gestão de Viagens Corporativas nada mais é do que a definição e implementação de políticas internas voltadas para as viagens de negócios, que tem por principal objetivo coordenar e organizar de forma inteligente e eficiente os processos, desde a solicitação de orçamentos (seja através de pedidos off-line para agências de viagens ou utilizando sistemas de self-booking), compras dos serviços (através de agências ou sites pela internet) até gastos durante a viagem, com alimentação, lavanderia, deslocamento com uber ou táxi, etc. As políticas seriam as diretrizes básicas para que as viagens corporativas ocorram sempre dentro de um determinado padrão.



Entendendo isso, elencamos 3 pontos cruciais para uma boa Gestão de Viagens Corporativas:  


Organização


Quando nossa Agência de Viagens Corporativa, começa a trabalhar em uma nova empresa, precisamos entender como ela funciona, quais dias há mais fluxo de viagens, qual o ritmo e frequência ocorrem, períodos e destinos mais buscados, quem viaja, quem compra as viagens, qual o cronograma base seguido, necessidades, tais com: transporte de itens especiais, etc. Estas informações devem estar claras para que o planejamento e a organização sejam eficientes.

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E o mesmo vale para quem adquiri as viagens corporativas!

De nada adianta ter diversos compradores se não há uma organização, ou ainda, um único comprador, mas que não cumpra as diretrizes básicas para uma boa Gestão de Viagens.


Todos os solicitantes devem entender quais são as políticas e segui-las (e aqui cabe uma ressalva: existem casos onde as políticas não serão aplicadas, seja pela categoria de hotel abaixo do acordado por falta de opções, seja o horário do voo fora do estabelecido ou mesmo o valor fora do limite, e por isso é tão importante ter uma boa política e saber onde poderá implantá-la e onde terá de considerar uma margem para essas emergências). 


Diretrizes Básicas para uma boa Gestão das Viagens Corporativas


Orçamento: Definir orçamentos para as viagens é a primeira diretriz a ser pensada.

Aéreos tendem a ter valores muito diferentes e às vezes torna-se difícil categorizar e precificar este item, e por isso nossa Agência de Viagens Corporativa faz um levantamento do perfil de sua empresa para entender e orientar de acordo com sua demanda. O mesmo deverá ser feito com hospedagens, locações de veículos, seguros, ingressos, transfers, e demais serviços contratados para as viagens de negócios.


Maus Planejamentos: De nada adianta adquirir um voo saindo de São Paulo às 22h em um sábado por estar ?mais barato?, se o seu colaborador começará a trabalhar apenas na segunda-feira às 13h, afinal de contas, sua empresa gastará com aéreo, hospedagem, locação de um carro ou uber/táxi, hora extra do funcionário e alimentação = Maior Custo! Tudo isso precisa ser pensado com cautela para obter o melhor custo-benefício (a empresa deve ter o menor custo e, ao mesmo tempo, proporcionar ao colaborador uma viagem tranquila).


Organização prévia: Adquirir uma passagem aérea para o mesmo dia significa correr o risco de pagar mais caro, ter poucas opções de voos e claro, muitas vezes ficar sem conseguir realizar a viagem necessária, por isso um planejamento semanal ou quinzenal é indispensável.


Extras: Conversar com os viajantes e delimitar gastos extras é uma das melhores opções quando se trata de viagens corporativas, afinal existem recursos simples que podem gerar grandes economias, como, por exemplo: na devolução do veículo alugado, o condutor devolvê-lo com o tanque cheio. Isso também pode ser aplicado em extras de hospedagens (ex: lavanderia).


Logística


Já perdemos as contas de quantas vezes vimos pessoas diferentes, dentro da mesma empresa, viajando para destinos próximos (às vezes 30 minutos entre as cidades), sendo que apenas uma delas poderia ter feito a viagem e atendido ambos os clientes, economizando assim tempo e dinheiro com aéreo, hotel, locação de veículos, alimentação, hora extra, etc.


Quando muitas pessoas em uma única empresa compram as viagens corporativas, a tendência é que se percam nos processos e ter um consultor de viagem cuidando desta logística resultará no alinhamento destas viagens e consequentemente, em economia de tempo e dinheiro!



Quando existe uma boa gestão gerenciada por uma agência de viagens corporativa como a Premiato Consultoria e Viagens, com políticas reais e alcançáveis, sua empresa irá:


1. Economizar dinheiro (e muito!);

2. Economia de tempo com pesquisas, compras e conferências;

3. Tranquilidade e segurança para os viajantes;

4. Acompanhamento da viagem por um especialista (antes, durante e depois);

5. Segurança de seus dados pessoais;

6. Suporte 24/7h;

6. Agilidade e praticidade nos processos;


Entender que uma política de viagens se faz necessária para um bom funcionamento da empresa é o primeiro passo para começar a economizar.


Preparado para evoluir a forma da sua empresa viajar? Entre em contato agora com um de nossos especialistas, clicando aqui.



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